管理评审是企业最高管理者亲自主持、实施的一项自我诊断活动,在管理体系运行中起到承前启后的重要作用,是企业自我改进、自我完善的过程。按照国际标准规定,凡是建立管理体系的企业,必须进行管理评审。这是体系管理与传统管理的重要区别,也是企业实施现代管理思想的具体措施。但是,很多企业对管理评审的认识存在误区,不重视管理评审,管理评审起不到应有的作用。那企业该如何做好管理评审工作呢?
一、管理评审存在的问题
企业管理评审存在一些问题,主要有以下几个方面:
1. 管理评审流于形式,与企业实际运行情况脱节;
2. 管理评审走过场;
3. 力度不够,达不到预期的效果;
二、那如何有效的开展管理评审工作呢?
1.管理评审的策划
1.1管理评审的时机:
根据外审时间、公司实际需要策划管理评审的频次和时间。可单独进行,也可结合组织季度、半年、年度会议进行,在外审前完成。管理评审计划需要最高管理者批准。
1.2 管理评审计划
通常每个组织都有管理评审计划模板。包括评审目的、人员、时间、地点、所需输入材料及提交日期等。
管理评审计划要通知到各参加人员,以便其预留时间并准备需要的评审输入材料。
参加人员:最高管理者、管代、各部门负责人 、 职业健康安全事务代表及内审员等。
1.3管理评审输入内容
与管理体系相关的内外部因素的变化,包括法律法规、技术、竞争、市场、文化、社会、经济因素,甚至国际关系等;组织内部管理、产品、人员、技术设备、环境因素、危险源等的变化等。
环境因素、职业健康安全风险控制措施及应对风险和机遇所采取措施的有效性;
组织机构、职责分配适宜性、资源的充分性(人员、技术知识、生产和检测设备、环保和安保设备物资等)。
管理体系改进的建议:体系管理方针、目标及体系文件修正;组织机构、管理模式、制度调整;人员引进、培训;生产、环保、安全设施设备增加、改造;产品、技术更新等。
管理评审的准备
内审员可根据本组织管理体系职能分配情况,列出各部门、管理者代表和职业健康安全事务代表等应该提供的管理评审输入内容,作为其管评汇报材料的提纲。
责任人根据提纲要求,总结该评审时间段(年、半年、季度等)体系运行情况,存在问题及改进建议。
汇报材料提交后,由内审员检查其充分、适宜性,必要时让提交人补充相关内容。保证管理评审输入满足标准的要求,没有遗漏。
2.管理评审的实施
在计划的时间、地点,由最高管理者主持,对提供的管理评审输入材料进行分析讨论,从而对管理体系的充分性、适宜性和有效性作出判断。
对照管理目标要求,存在问题,分析原因;同时对各部门提出的改进建议进行讨论评估,根据轻重缓急,结合组织本身经济、技术、人员能力,确定管评输出。包括:
a)改进措施(管理机制制度、产品、人员、技术设备、环境因素、危险源控制、监控措施手段等);
b)质量管理体系、方针、目标的变更;
c)资源需求。
3.管理评审措施的跟踪落实
对管理评审输出的改进措施,经最高管理者授权:
a)督促并协调相关部门制定具体的实施计划;
b)协调落实措施所需的资源;
c)按计划要求跟踪检查措施实施的进度;
d) 验证措施的有效性,必要时采取新的措施;
e)上述结果材料保持记录,并作为下次管理评审的输入。
总之,管理评审应该是组织的最高管理者,从高视角、高层次对管理体系进行的全面诊断活动,它为企业最高管理者整合管理资源,实施重大整改提供了重要决策支持。可以提高组织经营管理和风险预警的能力,有效提高组织管理绩效和管理水平。定期开展管理评审,有利于从根本上消除贯标工作的“两张皮”现象,促进管理的良性循环。
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